Подбор офис менеджеров

Должность офис-менеджера многими работодателями нередко воспринимается в качестве позиции секретаря. Это отражается на формировании профиля вакансии, что приводит к некорректному представлению данных. Если при определении функций сотрудника задач секретаря будет больше, позицию стоит подавать в качестве секретарской.

Офис-менеджер – представитель административного персонала, его ключевой направленностью является организационное, документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. В функции сотрудника на этой должности входит и управление офисными службами.

Кадровое агентство Smart Move выполнит поиск офис менеджера в короткий срок. Наши HR-специалисты обладают значительным опытом и необходимыми профессиональными навыками для поиска и найма подходящих кандидатов.

Обязанности и круг задач

Подбор офис менеджеров предполагает найм специалистов, основные функции которых заключаются в:

• оформлении, учете первичной документации;
• обработке документов по различных хозяйственным операциям с использованием специализированного ПО;
• ведении архива документации;
• сортировке в базе различных типов отчетной документации.

В задачи сотрудника также может входить ведение кадрового делопроизводства при отсутствии на месте начальника кадровой службы. В процессе своей деятельности офис-менеджер контактирует со всем персоналом фирмы.

Чтобы устроиться на работу офис-менеджером, необходимо иметь высшее/неполное высшее образование и подать соответствующее резюме на вакантную должность. Большим плюсом будет наличие опыта работы по профилю деятельности предприятия-работодателя. В пользу кандидата скажет и наличие сертификатов, подтверждающих окончание курсов по офис-менеджменту и прочим смежным областям.

При обозначении требований, предъявляемых к соискателям, должны обозначаться следующие навыки:

• документационное обеспечение управления;
• ведения деловой переписки;
• контроль за офисными службами.

Факты о нас

Более 5 лет

на рынке рекрутинговых услуг

Более 80%

партнёров остаются работать с нами на постоянной основе

Более 1100

закрытых вакансий

Более 115

действующих договоров

Закрываем вакансию

в среднем за 30 дней

Если в процессе работы офис-менеджеру предстоит общение с иностранными клиентами/партнерами, в требованиях на вакансию отмечается необходимость знания того или иного языка.

Большинство кандидатов на данную вакансию склонны рассматривать ее в качестве стартовой. Поэтому в процессе собеседования с претендентом необходимо обязательно уточнить его цели и мотивацию. Если на предприятии не предусмотрен карьерный рост для данной позиции, предпочтение отдается претенденту, нацеленному на профессиональное развитие в указанной должности.

Отдельное внимание уделяется личностным качествам кандидата: офис-менеджер должен обладать прекрасными коммуникативными навыками, активной жизненной позицией, инициативностью, доброжелательностью.

Нюансы подбора специалистов

Попытки самостоятельно найти специалиста на должность при отсутствии навыков и опыта поиска профессионалов у отдела кадров обречены на провал. Руководству компании следует быть готовым к хорошей оплате труда квалифицированного и опытного сотрудника, в противном случае придется работать с неопытным либо некомпетентным кандидатом.

Перед составлением профиля вакансии необходимо четко обозначить цели поиска офис-менеджера. Это может быть как замена работника, не справляющегося с задачами, так и расширение деятельности, создание нового отдела «с нуля».

Обязательно указываются качества, которыми должен обладать специалист. Перечень характеристик также будет зависеть от профиля должности.

HR-специалисты нашего агентства знакомы со всеми тонкостями и нюансами найма сотрудников, что позволяет закрывать вакансии за короткий срок, подбирать персонал, точно отвечающий требованиям работодателя.

При подборе и поиске офис-менеджера необходимо учитывать следующие критерии:

• владение соискателем специализированным ПО;
• наличие навыка работы с документами;
• хорошо поставленная дикция, грамотная речь.

Как проходят поиски специалистов кадровым агентством

Работа по поиску кандидата начинается с составления требований к должности и вакансии. На данном этапе определяются потребности работодателя, служебные обязанности специалиста. По каждой должности предусмотрен перечень стандартных обязанностей и дополнительных, характерных для определенной отрасли/предприятия. После установления служебных обязанностей и навыков кандидата начинается поиск.

Отдельное внимание уделяется уровню квалификации кандидатов: требуются профессионалы высокого класса, способные решать нестандартные задачи, либо будет достаточно рядовых исполнителей.

При поиске кандидатов наши специалисты используют собственные базы данных, открытые источники, что позволяет в кратчайшие сроки найти подходящего сотрудника и организовать собеседование.

Мы все сделаем за Вас!

1

Консультация по проекту

Проведение анализа компании, бренда, условий труда, профиля вакансии, бизнес-процессов и рынка труда

2

Подписание договора

Оформляем договор, на основании проведенного анализа фиксируем стоимость подбора

3

Подбор и оценка персонала

Проводим процедуру подбора и оценки персонала, отбираем, проверяем, собеседуем и тестируем релевантных кандидатов. Соответствующих требованиям кандидатов презентуем на встрече с партнером.

4

Выводим кандидата на работу

Выбираете кандидата из представленного пула, а мы выводим его на тестовые дни. После успешного прохождения тестовых дней выводим на постоянную работу.